BI es comodidad
BI se trata de comodidad. Se trata de obtener la información en el menor tiempo posible en un formato entendible [visualmente atractivo] y en forma precisa.
¿Las empresas pueden sobrevivir sin BI?. Sí, pero por poco tiempo más. BI conlleva agilizar procesos, disminuir tiempos en la recolección de datos, y disminuir el esfuerzo de realizar acuerdos y reuniones para “intentar” entender lo mismo desde los datos.
Una empresa sin BI dedica hasta 3 veces más esfuerzo en tiempo y recursos para llegar a acuerdos y tomar decisiones, explico el por qué:
- Primero la recolección de los datos comienza en áreas diferentes [muchas veces en forma manual] formando silos de información, y alguna veces los datos no fluyen entre distintos departamentos como cualquiera esperaría si todos reman hacia los mismos objetivos estratégicos;
- Segundo en la reunión en donde se presentará la información cada departamento presentará cifras distintas, algunas de ellas buenas pero con definiciones conceptuales distintas en sus cálculos, por lo que basta que el monto de “Ventas Totales Corportivas” no tome en cuenta aquel ítem que el otro departamento sí consideró para que se generen dudas en torno a los datos, si bien se acepta que las cifras sí tienen sentido resulta difícil hablar el mismo lenguaje en cuanto a datos; y,
- por último como tercer punto acordarán hacer reuniones entre las áreas que presentaron las diferentes informaciones para encontrar las diferencias y corroborar [nuevamente] la veracidad de la información y los datos.
Por lo general se encontrará que usaron simplemente diferentes definiciones conceptuales para calcular las cifras, y en la mayoría de los casos que recolectan los datos manualmente se encontrará al menos un error en el uso de la(s) planilla(s) usadas que se propagará a las cifras finales. Al final se entregará un informe sobre el informe entregado anteriormente (algo así como un meta-informe) en donde explicarán las diferencias y por qué se producen. ¿Cuánto esfuerzo se ha utilizado en esta simple presentación de resultados?. No podría decir que BI es la solución, pero sí es un camino hacia ella.
Por otro lado la comodidad requiere asegurar la confianza en los datos entregados, si no se puede asegurar esto entonces algo está mal.
Por eso la comodidad debe estar asegurada por un proceso constante de Calidad de los Datos, que se traduce en políticas aplicadas independientemente (pero en sintonía) de los proyectos de BI o de cualquier Sistema de Información.
Al principio se debe dedicar parte importante del tiempo a la validación de los datos, ¿cómo hacer esto?:
- Definir los términos que culturalmente se utilizan en el entorno de trabajo, tanto departamentales como corporativos;
- Revisar si los términos son compatibles, no puede haber un término con dos definiciones distintas ni el mismo nombre para 2 definiciones distintas.
- Con los diferentes términos definir los criterios con los cuales se analizan los datos departamentales y corporativos, la definición de criterios en base a los términos permitirá la validación en los entregables finales del proyecto.
Esta es la base para comenzar a desarrollar cualquier proyecto de Reportes o Tableros de Control, que lógicamente contarán con un repositorio de datos, porque mientras más personas consuman información más difícil se hace mantener un sistema manual de ingreso de datos para informes o tableros. Automatizar los procesos definidos disminuye los tiempos de mantención y las mantenciones en BI se convierten en un factor crítico de éxito.
Asegurando la confianza en los datos almacenados en las bases de datos de información, se asegura la entrega de esa comodidad [intrínseca] que los sistemas BI conllevan.
